IT sebuah solusi? (Critical Review)

Makin pesatnya perkembangan teknologi informasi akhir-akhir ini membuat banyak organisasi dan perusahaan berusaha mengadopsi teknologi informasi yang terbaru untuk dapat memenangkan persaingan. Sekarang dalam era persaingan bisnis yang dinamis dan sangat cepat berubah, teknologi informasi tidak lagi dipandang sebagai pelengkap atau pendukung, akan tetapi sudah menjadi salah satu penentu bagi kesuksesan bisnis suatu perusahaan dengan syarat apabila adopsi ataupun penggunaan teknologi informasi tersebut dapat digunakan dengan maksimal dan dapat menjadi ”enabler” bagi perusahaan tersebut.

Teknologi informasi diaplikasikan dalam perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan membantu pencapaian kualitas, standar waktu, dan kepuasan baik bagi konsumen maupun karyawan, dimana dalam bisnis hal ini diwujudkan dalam sekumpulan sistem yang terdiri atas sistem informasi dan infrastruktur pendukungnya.

Salah satu solusi yang menjadi primadona bisnis pada saat ini adalah paket untuk mengelola sumber daya perusahaan secara keseluruhan atau yang umum dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP).

Apakah sebenarnya ERP ini?

Wawan Dewanto Falahah dalam bukunya yang berjudul ”Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis”, mencoba menjelaskan ERP berdasarkan 3 elemen kata yang membentuk akronim ERP itu sendiri yakni, Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource (sumber daya) dan Planning (perencanaan), dimana ketiga elemen kata tersebut mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada kata kerja, yaitu ”planning”, yang berarti ERP menekankan kepada aspek perencanaan. Secara lebih jelasnya lagi beliau mendefinisikan ERP adalah perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi atau perusahaan, bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Beberapa definisi lain tentang konsep-konsep dasar ERP yang juga disebutkan dalam buku tersebut yaitu:

• ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.
• Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam, dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.
• Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise.

Terdapat benang merah dari definisi-definisi diatas, yakni informasi yang terintegrasi, dimana setiap perusahaan atau organisasi yang menerapkan konsep ERP ini berusaha untuk menyatukan, mengintegrasikan informasi-informasi sumber daya di perusahaan dalam usahanya untuk membuat perusahaan atau organisasi menjadi lebih efisien dan mencapai suatu keunggulan kompetitif.

Software ERP

Dengan paradigma kebutuhan akan sistem informasi yang terintegrasi dan kebutuhan perusahaan akan ERP maka sekarang banyak perusahaan vendor ERP yang menawarkan atau menyediakan software-software ERP dengan berbagai fitur yang ditawarkan. Dari berbagai jenis software yang ditawarkan di pasar, terdapat beberapa vendor yang mendominasi pasar penyedia software ERP di dunia internasional misalnya: SAP, Oracle, IFS, MFG/PRO, dan beberapa software lain yang ditawarkan sebagai altenatif open source seperti Compiere, Openbravo dan lain-lain.

Perusahaan ini menawarkan paket sistem ERP yang biasanya terdiri dari sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungsi dan proses perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi pada perusahaan secara umum merupakan satu siklus yang berkelanjutan mulai dari permintaan konsumen, pembuatan produk, penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purna jual. Modul-modul ERP yang ditawarkan oleh para vendor tersebut dirancang untuk mendukung proses ini dengan cara mengintegrasikan data pada setiap tahapan proses tersebut. Modul-modul pada paket sistem ERP biasanya dirancang untuk terintegrasi satu sama lainnya, meskipun pada implementasinya perusahaan dapat memilih mengimplementasikan beberapa modul saja sesuai dengan keperluan perusahaan. Tidak semua modul terdapat pada paket aplikasi ERP yang ditawarkan oleh vendor, kelengkapan modul pada masing-masing paket sangat tergantung pada target konsumen dan perkembangan software yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Perusahaan vendor ERP atau pembuat paket ERP menyediakan dukungan kustomisasi modul-modul tersebut sehingga memungkinkan implementasi yang fleksibel.

Penerapan ERP di Perusahaan

PT. Java Jati Visions Raya (Java Jati)

PT. Java Jati adalah salah satu perusahaan manufaktur furniture dan desain interior Indonesia yang berdiri pada tahun 1993. Produk-produknya dipasarkan baik untuk pasar lokal maupun internasional, terutama pasar Amerika Serikat dan Eropa. Didukung oleh sekitar 500 pekerja, Java Jati berkomitmen bahwa kepuasaan pelanggan adalah prioritas utama dan akan terus berupaya untuk selalu memberikan nilai tambah terbaik bagi kustomer serta memberikan layanan kustomer hingga ke tingkat maksimal. Java Jati telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000 , Quality management System , CE and UL Certification. Perusahaan juga telah menerima sejumlah penghargaan, diantaranya adalah Best Exhibit Award dari the International Singapore Furniture Fair pada tahun 2004.

Tantangan bisnis

Sebagai perusahaan yang telah berkembang selama bertahun-tahun, hal yang penting bagi Java Jati untuk mengimplementasikan solusi terintegrasi guna mendapatkan kontrol yang lebih baik di seluruh proses internal dan menyediakan tingkat layanan yang maksimal kepada kustomer.

Sistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlah masalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidak terintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauh yang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktu penghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan.

Solusi

Untuk menghadapi tantangan bisnis tersebut Java Jati memilih SAP yang memberikan solusi SAP Business One (SBO) yang memiliki kemampuan material requirements planning (MRP), suatu fitur baru untuk mengelola perencanaan sebagai suatu elemen yang terintegrasi secara penuh. Versi terbaru SAP Business One tersebut mampu menghapuskan kebutuhan bisnis untuk mengelola berbagai aplikasi yang terisolasi satu dengan yang lain dengan menyediakan software tunggal dan terintegrasi yang mampu memberikan suatu pandangan seragam atas up-to-the minute information.

Kenapa Memilih SAP Business One?

Setelah melalui perbandingan secara mendalam dengan solusi serupa yang ada dipasar, Java Jati melihat bahwa SAP Business One memberikan nilai terbaik dari segi keuangan. Hari Selasa (26/4/2005) perusahaan tersebut mengumumkan secara resmi penggunaan SAP Business One, suatu solusi SAP dengan harga terjangkau dan mudah di gunakan bagi perusahaan SMB (small and midsize businesses).

“Saya berharap dengan para kustomer” kata Farry Tandean MSCS MSEE, Direktur Java Jati. Farry optimis implementasi SAP Business One akan mempercepat perusahaan untuk mencapai tujuan, tumbuh dengan memperluas penetrasi pasar ke sejumlah negara-negara kecil di Eropa dan memperluas penawaran produknya dalam berbagai jenis produk, dan dengan SAP Business One, perusahaan merasa memiliki kekuatan untuk mewujudkan tujuan perusahaan tersebut dengan sukses.

Evaluasi

Untuk dapat mengembangkan bisnisnya dan menghadapi tantangan yang ada, perusahaan Java Jati telah mengadopsi suatu produk ERP yang ditawarkan oleh SAP dengan tipe paket SAP Business One. Dimana paket Business One ini merupakan produk dari SAP untuk perusahaan kecil dan menengah yang dapat selesai diimplementasikan dalam waktu 1 hingga 3 bulan. Perusahaan Java Jati percaya bahwa SAP Business One akan membantu mempertajam visibilitas perusahaan dan meningkatkan daya saing perusahaan. Sehingga hal ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan harapan mampu mempersingkat secara signifikan waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk merespon kebutuhan kustomer, meningkatkan layanan kustomer dan membangun hubungan jangka panjang yang berkesinambungan.

Perusahaan ketika berusaha untuk mengimplementasikan suatu paket ERP maka pertama yang perlu dilakukan adalah berusaha mengidentifikasikan dan merumuskan masalah serta sasaran yang akan dicapai, dimana masalah yang terjadi pada perusahaan Java Jati adalah sistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlah masalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidak terintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauh yang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktu penghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan. Oleh karena itu Java Jati berusaha untuk mengatasi masalah ini dengan solusi mengintegrasikan sistem informasi yang ada dengan paket ERP. Pemilihan SAP business one sebagai solusi terbaik didasari oleh kapabilitas vendor yakni SAP yang merupakan pemimpin pasar di seluruh dunia dengan penguasaan pasar lebih dari 65%.

Paket SAP business one merupakan paket ERP yang ditujukan bagi perusahaan kecil menengah, dimana hal ini sesuai dengan perusahaan Java Jati yang memiliki 500 karyawan. Kesesuaian fungsional yang dibutuhkan perusahaan merupakan salah satu aspek penting dalam mengevaluasi paket ERP, sistem yang akan dipilih harus sesuai dengan proses bisnisnya, fitur MRP yang dapat mengintegrasikan antara produksi, pengadaan dan manajemen inventory, sesuai dengan proses bisnis Java Jati yang merupakan perusahaan manufaktur furniture, mengingat aktivitas dalam rantai pasok tidak dapat dikelola secara sendiri-sendiri karena terdapat ketergantungan antara satu dengan lainnya dimana penjadwalan proses produksi sangat tergantung pada penyediaan material dan perencanaan pembelian bahan baku, sehingga keterlambatan akan menyebabkan layanan terhadap kustomer tidak maksimal.

Salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah aspek perubahan yang terjadi pada perusahaan Java Jati sebagai konsekuensi dari implementasi sistem yang baru. Perubahan dapat terjadi meliputi perubahan aliran informasi, pengetahuan, kultur dan tugas, dimana setiap keputusan ERP yang diambil akan menyebabkan perubahan teknik bisnis yang akan mempengaruhi sebagian besar karyawan. Perlu diingat bahwa teknologi informasi yang baru ini akan digunakan oleh seluruh karyawan perusahaan, sehingga perusahaan perlu untuk memperhatikan aspek perubahan ini dengan seksama. Sosialisasi awal perlu dilaksanakan untuk membangun ”awareness” dari para karyawan sehingga mereka tidak ”shock” akan perubahan yang akan terjadi, perusahaan perlu menyediakan program-program pelatihan baik formal maupun informal, dimana untuk pelatihan formal dapat dilakukan dengan menjadwalkan pelatihan-pelatihan yang wajib diikuti oleh karyawan dengan format web based virtual training, computer based training, video course, self study books, dan pop up help screens, serta untuk pelatihan informal dapat dilaksanakan dengan membuat media-media informasi seperti news letter, bulletin, mailling list ataupun dapat dengan ”story telling” kepada sesama karyawan mengenai cara-cara penggunaan sistem informasi yang baru serta kendala-kendala yang dihadapi oleh karyawan tersebut.

Peran aktif para pimpinan manajemen dari Perusahaan Java Jati ini juga mempunyai dampak yang signifikan terhadap kesuksesan implementasi dari sistem ERP tersebut, perusahaan seharusnya membuat sebuah tim yang terdiri dari orang-orang yang mempunyai reputasi dan integritas pada bidangnya dan didukung oleh pimpinan puncak yang memiliki akses dan pengaruh yang kuat di perusahaan sehingga dapat menjaga agar proyek implementasi tetap berjalan pada jalurnya. Tim yang ideal sebaiknya melibatkan user, spesialis teknologi informasi dari dalam perusahaan, orang-orang yang dapat bekerja sama dengan berbagai grup yang berbeda, dan orang yang memahami proses bisnis dengan baik. Jangan dilupakan kendali atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP yang harus selalu dijaga dan diperhatikan oleh pihak internal perusahaan agar implementasi SAP business one dapat berjalan dengan baik.

Secara umum terdapat tiga faktor kritis utama yang perlu diperhatikan baik bagi perusahaan Java Jati maupun perusahaan lain pada umumnya, dalam mencapai keberhasilan implementasi ERP pada sebuah perusahaan:

• Dukungan manajemen

• Keterlibatan user

• Sasaran proyek yang jelas.

Pada dasarnya IT harus menghasilkan sesuatu yang strategis (cause & driver) untuk kemajuan bisnis dari perusahaan, dimana penggunaan IT diharapkan dapat menangkap peluang-peluang bisnis yang ada yang ada yang dapat membawa perusahaan merengkuh keunggulan kompetitif. Setiap pemimpin perusahaan harus dapat menyikapi secara bijak penggunaan IT dengan tidak terlalu mempentingkan aspek teknologi dengan mencari solusi yang terbaru, terbaik dan termahal dengan berorientasi keuntungan jangka pendek tanpa mengidahkan keuntungan-keuntungan jangka panjang. Perlu diingat bahwa penggunaan teknologi yang canggih, terbaru, dan terbaik tidak akan berarti apa-apa bila tidak didukung oleh elemen manusia (people) yang baik serta proses bisnis yang merupakan komponen utama dari sistem informasi di perusahaan.